Esay Management Rapat

    Dalam suatu perusahaan atau perkantoran adanya rapat sangat diperlukan karena dilhat dari definisi rapat itu sendiri yaitu berkumpulnya suatu orang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran rapat atau ide-ide, guna untuk tercapainya suatu tujuan yang ada diperusahaan tersebut. Akan tetapi dalam suatu rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh sebab itu rapat perlu diadakan atau diselenggarakan dengan se'efesien mungkin, mengingat pentingnya waktu dalam suatu bisnis didalam suatu perusahaan tersebut. 

   Suatu rapat harus ada pertimbangandalam penyelenggaraan rapat tersebut karena penyelenggaraan ini sangat berpengaruh akan hasil rapat tersebut. Ada tahapan-tahapan yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat yaitu: tujuan, memilih peserta rapat, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat. Rapat terbagi menjadi dua yaitu rapat kecil dan rapat besar. Rapat kecil seperti contoh rapat dalam suatu organisasi atau rapat dalam kelas. Sedangkan rapat besar seperti contoh rapat akbar (kampaye atau pidato). Ada juga rapat modern, rapat ini diselenggarakan ketika orang tersebut tidak bisa hadir. Dalam rapat modern ini juga bisa berjalan dengan efektif dan efesien melalui via fb, yahoo, 3G, dan BB. Jadi rapat itu tidak harus dilaksanakan dalam suatu tempat atau ruangan rapat. 

   Fungsi rapat ddalam komunikasi yaitu mengikut arus informasi yang berkembang dengan cepat dikalangan perusahaan atau lingkungan rapat  tersebut. Seorang menejer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai perusahaan. 

   Rapat mempunyai tiga sifat, diantaranya yaitu Rapat yang baik, Rapat yang buruk, Rapat yang tidak perlu.

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 

1. Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh peserta. 
2. Rapat berlangsung sesuai jam yang ditentukan. 
3. Peserta rapat harus mampu memahami tugas masing-masing. 
4. Alat bantu untuk rapat, seperti contoh gambar, LCD, dll. 
5. Pimpinan rapat harus menyiapkan materi yang akan dibahas dalam sebuah rapat. 
6. Langkah selanjutnya rapat harus disusun dengan baik.

   Dalam suasana rapat terkadang berubah menjadi negatif dikarenakan pengaruh kejadian-kejadian kecil, diantaranya sebagai berikut:

• Pemimpin rapat yang datang terlambat.
•  Ruang atau tempat yang belum dipersiapkan terlebih dahulu.
• Pemimpin yang kurang siap dalam memulai pokok pembahasan (kata-kata yang terpoton-potong).
•  Peserta rapat datang terlambat.
• Rapat yang disela dengan bunyi telepon dan dilanjutkan dalam pembicaraan.
• Peserta yang kurang siap.

Jadi pada intinya suasana rapat itu bisa berjalam dengan baik tergantung pada pemimpin, peserta dan tempat rapat.

   Dalam suatu rapat harus ada penyusunan daftar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat, seperti berikut:

1.  Untuk rapat pengambilan keputusan, jumlah peserta max 5 orang. 
2. Untuk rapat dentifikasi permasalahan, max 10 orang. 
3. Untuk rapat informasional, max 3 orang. 
4. Untuk rapat panita, max -+ 7 orang.

Jadi peserta rapat tidak diperlukan banyak-banyak orang, akan tetapi dilihat dari kapentingan rapat tersebut.

   Ada hal lain agar rapat berjalan dengan baik yaitu memilih tempat rapat. Saat memilih tempat rapat, maka harus diperhatikan yaitu ukuran ruangan yang tidak terlalu lebar atau kecil dan harus disesuaikan oleh jumlah peserta.

   Dapat diambil kesimpulan bahwasannya rapat yang efektif dan dapat berjalan dengan lancar maka harus diperhatikan tujuan rapat, tempat lokasi dan persiapkan orang-orang yang terlibat dalam rapat tersebut.