BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sebuah organisasi merupakan suatu
komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam
berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu
kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya,
tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif
harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai
dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh
pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan
keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang
tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat
diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan
sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang
pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang
Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa
saja yang termasuk dalam manajemen rapat itu.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab
ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.[1]
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan
manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan
waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai
persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang
akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang
berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street
Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The
Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena
orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama
untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman
yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran
satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.[2]
B.
Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi
dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan
yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien
mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.
Setiap hari suatu organisasi atau
perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus
informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan
informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.
Informasi yang diterima dijadikan
dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus
informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat
harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif,
perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan.
C.
Pertimbangan Penyelenggaraan Rapat
Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu,
ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan,
memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat adalah aktivitas yang
memerlukan biaya dan waktu. Karena itu, sebelum undangan disampaikan, perlu
ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara terbaik untuk mencapai
tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau
tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek yang akan
dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo atau
dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.
Tidak setiap permasalahan yang
timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui rapat. Perlu atau
tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai
berikut:
1.
Tujuan
Rapat
Tujuan
rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika
tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.
2.
Ketepatan
Waktu
Penyelenggaraan
rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu
permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan
rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.
3.
Kemungkinan
Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika
tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat,
maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat
ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting
tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan
alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.
4.
Alternatif
Selain Rapat
Rapat
bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.
Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih
efisien.[3]
D.
Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan
sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat
informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan.
Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau
presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.
Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan
dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini seringkali terdiri
dari sesi tukar pikiran tentang alternatif kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam
rapat tipe ini, peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya dalam
suau perdebatan.
E.
Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?
Penyelenggaraan suatu rapat akan
lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan
bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin
banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat
yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Meskipun peserta rapat yang diundang
terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan
pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan
kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi
penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan
mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih
dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu
menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.
2.
18 orang peserta. Jika
ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming) maka bisa mengundang hingga
18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta
yang sedemikian besar.
3.
Jika ingin
menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika ingin mengobarkan
antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai
jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih
untuk rapat.[4]
F.
Agenda Rapat
Meskipun subyek rapat telah
disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang
akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat
dilaksanakan.[5]
Berikut ini contoh format agenda:
AGENDA
RENCANA
RAPAT PERUSAHAAN
26
Maret 2012
Jam
10.00
Ruang
Rapat Eksekutif
1.
Presensi
2.
Persetujuan
agenda
3.
Persetujuan
durasi waktu rapat
4.
Laporan
Pimpinan
5.
Laporan
Manajer
a.
Pengembangan
pasar
b.
Produk
baru
c.
Keuangan
6.
Pekerjaan
yang tertunda
7.
Pengembangan
tugas
8.
Pengumuman
9.
Penundaan
G.
Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Penyelenggaraan rapat harus
didasarkan pada perlu atau tidaknya suatu persoalan untuk dirapatkan. Jika
tidak, rapat hanya akan menyia-yiakan waktu, dan dengan demikian, menghindarkan
eksekutif dan manajer dari anggapan bahwa setiapa rapat merupakan bagian dari
fungsi kemampulabaan.
Fungsi rapat adalah mengikuti
informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui
sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari
berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi
berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur,
keuangan dan perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan
kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan
produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan.
Antisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat menuntut diselenggarakannya
rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat
mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.
H.
Klasifikasi Sifat Rapat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan
dalam tiga klasifikasi: rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak
perlu. Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat untuk
menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara mengubahnya
menjadi rapat yang baik.
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri
sebagai berikut:
· Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.
· Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
· Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai
kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.
· Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan
memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.
· Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada
saat yang memungkinkan.
· Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan
yang direncanakan, dan memberikan kontribusi.
· Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas
secara tuntas.
· Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.[6]
I.
Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat.
Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut:
a.
Untuk
menerima laporan dari peserta rapat.
Laporan
yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan
menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih
nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi
untuk menentukan langkah lanjut.
b.
Untuk
mencapai keputusan bersama.
Rapat
ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat.
Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta
rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang
mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan.
Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan rapat.
c.
Untuk
menganalisis atau memecahkan permasalahan.
Pada
saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan
pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Suatu solusi atau cara bertindak
yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan
efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator diskusi tanpa
berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.
d.
Untuk
mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.
Ide,
program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan kepada
pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi dalam
rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini
membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.
e.
Untuk
mencapai tujuan pelatihan.
Rapat
merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, manajer yunior dapat
memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang lebih senior
mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan informasi.
Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka
harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.
f.
Untuk
menyatukan pandangan yang berbeda.
Perbedaan
pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan
oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan
dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal
tersebut dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu
terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk
pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan
pandangan tentang suatu subyek.
g.
Untuk
menyampaikan informasi penting kepada audiensi.
Cara
ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting. Efektivitasnya sangat
ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang mampu
menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.
h.
Untuk
memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka
peroleh dari rapat.
Memo
dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang lain. Melalui
presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemahaman
informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. Dalam forum rapat, audiensi
dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat sehingga
kesalahan pemahaman dapat dihindari.[7]
J.
Perencanaan Rapat
Perencanaan rapat perlu
memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan
rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan
aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat.
§ Menentukan tujuan
Sebelum
rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk
mencapai tujuan.
§ Memilih peserta rapat
Peserta
rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi
pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan
rapat.
§ Menyusun agenda
Meskipun
sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya
disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
K.
Persiapan Rapat
Persiapan rapat merupakan sembilan
puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi
tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat.
Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn
rapat adalah, sebagai berikut:
1.
Menyiapkan
agenda rapat
2.
Penyampaian
undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta
3.
Memastikan
semua yang diundang dapat hadir
4.
Memastikan
kesiapan fasilitas
Rapat internal dapat dipersiapkan
dalam waktu 15 menit. Agenda dapat ditulis dengan pensil untuk kemudian
diketik. Komunikasi melalui telepon dapat dilakukan untuk meyakinkan bahwa
waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap peserta dapat hadir. Semua
aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.[8]
L.
Suasana Rapat
Suasana rapat dapat bersifat positif,
negatif, atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam
suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat
yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya dapat menghasilkan
keputusan-keputusan yang kurang signitifikan. Sebaliknya, rapat yang didukung
oleh suasan yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa
percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
Faktor yang
mendukung terciptanya suasana positif ialah tempat penyelenggaraan rapat dan
bobot materi rapat. Suasana positif merupakan paduan antara penataan fisik dan
perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh
pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
§ Pimpinan rapat datang terlambat
§ Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
§ Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
§ Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang
bernada ragu
§ Peserta rapat datang terlambat
§ Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon
§ Peserta menunjukkan ketidaksiapan
Sebaliknya, suasana rapat yang
positif ditentukan oleh pihak penyelenggara yang mengundang rapat. Agar rapat
berlangsung dengan baik, pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan
cermat. Disamping itu, beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk
menciptakan suasana rapat yang positif. Melakukan pemeriksaan sebelum rapat
dimulai jika ada sesuatu yang meragukan peserta rapat. Jika keterlambatan
penundaan dapat merugikan efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk
menghindari kekecewaan peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu.
§ Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima
oleh peserta rapat.
§ Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa
harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat.
§ Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan
selesai pada waktu yang telah ditetapkan.
Suasana rapat harus kondusif dan
menyenangkan. Peserta rapat dapat bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana
selama tidak dilakukan dalam rapat.Apabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai
suasana rapat, nilai rapat sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi
yang serius.
M.
Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan
berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu
presentasi dan rapat kerja.
1.
Presentasi
Presentasi
merupakan komunikasi satu arah. Informasi disampaikan kepada audiensi oleh
pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh cara penyajian
presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir presentasi. Jika
penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan presentasi
tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik, audiensi
dapat memetik manfaatnya.
Jumlah
peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat
yang tersedia. Sepanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan
mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai.
2.
Rapat
Kerja
Berbeda
dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa diskusi.
Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan
permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam
kategori rapat kerja.
Keberhasilan
rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan dan memandu
diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena semakin
banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.
Penyusunan daftar orang-orang yang
perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada jenis rapat yang akan
diselenggarakan.
§ Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang
memerlukan informasi.
§ Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah
peserta maksimum lima orang.
§ Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum
sepuluh orang.
§ Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh
orang.
§ Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak
lebih dari tujuh orang.
Sebagai pedoman pimpinan rapat,
rapat hanya diikuti oleh orang-orang yang berkompeten dengan subyek rapat.[9]
N.
Memilih Tempat Rapat
Saat memilih tempat untuk
penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.
Ukuran
Ruangan
Luas
ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat. Ruang auditorium misalnya,
terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta delapan orang. Dapat dibayangkan
bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan idenya di depan kelompok kecil
yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan besar. Meskipun pokok bahasan
dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang terlalu besar menyebabkan
pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi peserta.
2.
Akustik
Ruang
besar yang kosong seringkali berakustik buruk, terlebih apabila di ruang
tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya
untuk mencegah terjadinya gema. Sebelum menggunakan ruang besar, perlu
diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat harus dapat mendengar
segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. Jika peserta rapat tidak dapat
mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir.
3.
Gangguan
Pemilihan
tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu memperhatikan
faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang tempat
penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi intensitas
suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. Suara dering telepon,
pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar masuk ruang
rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung.
4.
Pintu
Masuk dan Keluar
Tatanan
ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan podium berlawanan arah dengan
pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya peserta rapat. Kursi tempat
duduk peserta disusun membelakangi pintu. Dengan tatanan demikian, peserta yang
datang terlambat atau mereka yang perlu meninggalkan ruangan tidak mengganggu
jalannya rapat.
5.
Ventilasi
Dalam
memilih ruang rapat, perlu diperhatikan sirkulasi udaranya. Udara di ruang
tertutup yang penuh orang akan segera menjadi pengap. Meski ruangan menggunakan
air condition, kondisi ini seringkali tidak dapat mempertahankan udara tetap
segar. Sebelum rapat diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa
ruangan berventilasi cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.[10]
O.
Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik
Keberhasilan suatu rapat sangat
ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan
dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.
Pimpinan rapat adalah orang yang
bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik
tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk
memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga
kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan rapat
yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut:
§ Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.
§ Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh
peserta rapat.
§ Membangkitkan minat peserta rapat.
§ Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat
pendahuluan.
§ Menyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat
digunakan alat bantu visual.
§ Menjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri.
§ Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap
peserta rapat.
§ Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.
§ Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap
peserta rapat.
§ Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.
§ Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.
P.
Teknik Memimpin Rapat
Pemimpin rapat yang baik tidak
mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum
peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan
masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat
yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan mendominasi diskusi dan tidak
memberikan kesempatan berpartisipasi kepada peserta rapat. Selama rapat berlangsung,
untuk membawa forum ke arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat
melakukan hal-hal sebagai berikut:
§ Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup
dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.
§ Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai
dengan tujuan rapat.
§ Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain
melalui pimpinan rapat.
§ Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.
§ Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang
dari tujuan yang telah ditetapkan.
§ Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.
§ Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan
dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.
§ Mengajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada
seluruh kelompok, yang relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.
§ Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang
penting, pimpinan menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan
pada agenda atau akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.
Q.
Membuka Rapat
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi
tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum
peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara
rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.
Jika dalam kata-kata pembukaan
pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek rapat, peserta rapat
akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan gagasan pimpinan,
tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan cepat akan
menurunkan minat peserta rapat.
R.
Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan
harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan
yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang
telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang
telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu
rapat menjadi lebih lama.
Rapat dapat selesai lebih cepat
apabila peserta rapat menyetujui topik dalam agenda. Meskipun demikian, apabila
terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi dan kemudian terjadi
diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah ditetapkan untuk penyelenggaraan
rapat, harus diberikan toleransi.[11]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab
ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk
itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan
tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Penyelenggaraan suatu rapat akan
lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan
bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin
banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan
pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk
menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk
menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran,
program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk
menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada
audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi
yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan rapat perlu
memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan
rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan
aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat.
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi
tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum
peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan
secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat
direalisasikan.
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan
harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan
yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang
telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah
dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat
menjadi lebih lama.
DAFTAR PUSTAKA
Machfoedz,
Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V.
ANDI OFFSET
Waworuntu,
Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama
Panglaykim,
Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA
Pocker Mentor.
2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga
[1] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.2.
[2] Peter Drucker, The
Effective Executive.
[3] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.5-6.
[4] Pocker
Mentor. 2008. Menyelenggarakan Rapat,.
Harvard Bussiness School, Erlangga.
[5] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.7-8.
[6] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.9-11.
[7] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.11-14.
[8] Tony Waworuntu.
1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama. Hlm. 101-104.
[9] http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan-rapat/#ixzz1pFj6eCH4.
[10] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.25-27.
[11] Mahmud
Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET. Hlm.36-39.
