tanya jawab teori administrasi

TUGAS..!!

1.     Management Arsip

Pertanyaan:

Berikan alasan mengapa arsip sering disamakan dengan dokumen padahal keduanya berbeda...???

Jawab:

Karena The International Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

2.     Management Rapat

Pertanyaan:

Apa alasan ketika menyelenggarakan sebuah rapat...???

Jawab:

•  Untuk menerima laporan dari peserta rapat.
•  Untuk mencapai keputusan rapat.
•  Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan.
•  Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.
•  Untuk mencapai tujuan pelatihan.
•  Untuk menyatukan pandangan yang berbeda.
•  Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.
•  Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat. 

3.     Organisasi Perkantoran

Pertanyaan:

Apa tugas utama dari manajemen kantor dan sebutkan tujuan administrasi atau fungsi kantor...???

Jawab:

Tugas utama dari manajemen kantor yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap mamberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.

Tujan administrasi atau fungsi kantor dari manajemen kantor yaitu membantu manajemen puncak agar mampu mengambil keputusan jangka panjang dan membantu manajer bawahan agar mampu bekerja lebih efektif dan efesien.

4.     Sistem Komunikasi Perantoran

Pertanyaan:

Apa yang harus dilakukan pegawai kantor ketika dalam menjalankan tata hubungan (etika komunikasi) kantor....???

Jawab:

• Kesusilaan dan budi pekerti yang baik.
• Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
• Etika menjadi pedoman bagi pengawai dalam berhubungan komunikasi.

5.     Pengawasan dan pelaporan organisasi perkantoran

Pertanyaan:

Perlukah adanya suatu pengawasan dalam administrasi perkantoran...??? Jelaskan..??

Jawaban:

Sangat perlu, karena pengawasan dapat membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi, membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan, serta menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

6.     Desain interior dan lingkungan kantor

Pertanyaan:

Kenapa kedudukan desain interior terletak diantara teknik dan seni...???

Jawab:

Karena tanpa adanya teknik dan seni maka desain tidak akan menarik untuk di pandang. Suatu desain yang tidak mempertimbangkan aspek teknik berarti mengabaikan aspek konstruksi akan mengakibatkan desain yang dihasilkan tidak akan aman dipergunakan dan pasti akan mengakibatkan kecelakaan bagi penggunanya.

7.     Manajemen Komunikasi

Pertanyaan:

Apa penyebab atau hambatan komunikasi itu tidak dapat berjalan dengan se’efesien mungkin...??

Jawaban:

• Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi.
  Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya.

• Hambatan-hambatan Antar Pribadi Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa.